Checklist voor drukke managers op het gebied van thuiswerken
Gezien de huidige situatie, hebben veel bedrijven operationeel veel moeten veranderen en wordt er veel vanuit huis gewerkt. Voor sommigen was dit niets bijzonders, voor anderen iets compleet nieuws. Om hen te helpen hebben we enkele regels opgesteld voor teamleden die vanuit huis werken.
Thuis werken is een uitdaging voor managers
Wanneer je een groep mensen van afstand moet leiden, staat er een uitdaging op je te wachten – ervoor zorgen dat mensen hun werk doen zonder directe aansturing.
Al lijkt het misschien wel zo, hoeft dit niet heel erg lastig te zijn. Alles wat je moet doen is een goede setup maken en de basisregels aanhouden. Als je wil dat alles werkt zoals het hoort, moet je een duidelijke, werkbare basis hebben.
Let op storende factoren
Vanuit huis werken past de ene persoon beter dan de andere, en het heeft voor- en nadelen. Als je vanuit huis werkt bespaar je bijvoorbeeld op reistijd. Ook kan het rust geven (niet gestoord worden door collega’s), etc.
Aan de andere kant is er ook een bepaalde mate van isolatie en missen we persoonlijk contact. Of het tegenovergestelde, je moet werken in het bijzijn van kinderen (of huisdieren!) die constant aandacht van je vragen en je vermogen je volledig op werk te richten verminderen.
Checklist voor managers – werken vanuit huis
Situatie:
Je bent onderdeel van het managementteam of de HR-afdeling van een organisatie die haar medewerkers de kans geeft vanuit huis te werken. Maar dit is misschien helemaal nieuw voor je, omdat je niet eerder zo gewerkt hebt (of alleen in zeer uitzonderlijke situaties). Om deze vorm van werken te laten slagen, moeten er duidelijke regels afgesproken worden.
1. Geef je personeel de middelen die ze nodig hebben
Zorg ervoor dat iedereen een laptop en zakelijke telefoon heeft die ze mee naar huis kunnen nemen. Dit voorkomt dat ze hun eigen apparaten gaan gebruiken, wat een veiligheidsrisico kan zijn. Ook weet je zeker dat ze de mogelijkheden hebben hun werk uit te voeren.
Check of iedereen stabiel internet heeft. Wees bereid te helpen als er problemen zijn.
Zorg ervoor dat je medewerkers toegang hebben tot bedrijfsservers en informatiesystemen. Als je hiermee problemen mee ondervindt, neem dan contact op met je IT-afdeling.
Creëer een plek voor individuele- of groepsgesprekken. We kunnen gebruik maken van moderne technologie, dus kies gewoon het juiste platform ( de bekendste zijn onder meer: Skype, Zoom, Facebook Messenger, Microsoft Teams, …) en maak connecties met iedereen.
2. Specificeer werktijden
Probeer, indien mogelijk, niet van de normale werktijden af te wijken. Het is voor iedereen van belang dat zij contact kunnen hebben met hun collega’s en om in dat opzicht op ze te kunnen bouwen. Dit is één van de basisvoorwaarden om teamwork te laten slagen.
3. Zorg ervoor dat iedereen dagelijkse en wekelijkse ‘strijdplannen’ heeft
Een ‘strijdplan’ is een lijst activiteiten die overeenstemmen met de activiteiten van anderen in andere gebieden. Alles moet erop gericht zijn gezamenlijke doelen te bereiken.
4. Benoem dagelijkse en wekelijkse doelen
Deze kunnen zowel op het individu als op het team van toepassing zijn. Het is belangrijk dat iedereen actief blijft. De basis van een goede werkhouding is productie. Behoud je team door iedereen actief te houden. Dit is momenteel de belangrijkste taak van alle leidinggevenden.
5. Creëer een gezamenlijk communicatieschema
Goede en regelmatige communicatie met medewerkers is extreem belangrijk in deze situatie. Plan zowel individuele als gezamenlijke vergaderingen. Spreek elkaar minimaal twee keer per dag . Begin de dag met het coördineren van activiteiten en doelen in kleine groepjes.
6. Laat iedereen een dagelijks rapport opstellen
Dit dagelijkse rapport zou aan het eind van iedere dag naar de direct leidinggevende van de persoon moeten worden gestuurd. Hierin kunnen medewerkers aangeven wat ze hebben kunnen afronden. Het is dus eigenlijk een lijst met wat er allemaal gedaan is. Ook kunnen ze hierin aangeven waar ze tegenaan lopen, hoe ze situaties hebben opgelost of waar ze hulp bij nodig hebben.
Op deze manier behoud je een goede instelling bij je medewerkers en heb je zelf een goed overzicht, zonder te verdwalen in de dagelijkse communicaties met andere collega’s.
7. Stel regels op voor het werken vanuit huis
Het is goed mogelijk dat niet alleen jij, maar ook je medewerkers geen ervaring hebben met thuiswerken. Deze regels zijn dus niet alleen beleidsregels, ze zijn ook een enorme hulp omdat er concrete regels zijn om aan vast te houden. Om je alvast op weg te helpen, adviseren we je gebruik te maken van de checklist thuiswerken
8. Zorg voor een goed humeur bij je medewerkers
Als je team niet goed in zijn vel zit zal dat effect hebben op productie en motivatie. En wanneer de productie daalt, daalt ook het moreel van het team! Leer hoe je mensen in een goed humeur kunt houden.
Tip: Als je dit nog niet gedaan hebt, creëer dan een communicatieplatform waar goed nieuws gedeeld kan en moet worden. Ook is hier ruimte voor grappige posts, positieve feedback van klanten, en meer. Je zou dit aan het eind van de week kunnen doen, als afsluiting van de week zodat op maandag iedereen met nieuwe doelen en plannen aan de slag kan gaan.
9. Stuur ons alsjeblieft feedback over deze checklist.
Als je zelf nog succesvolle tips hebt die we kunnen delen, horen we dat uiteraard graag. Neem contact op via info@optimumperformance.nl